はじめに
シニアが転職活動を行う上で、応募先企業とメールでやり取りすることも多いと思います。
たとえば、面接日の日程調整や変更、選考結果についての連絡や承諾、辞退の返信など、なにかとメールを利用するでしょう。
メール自体が選考に直接関わるものではないですが、タイミングや内容など採用担当にどう受け取られているか気になる方も多いと思います。
そこでここでは、シニアが転職活動でメールを送る際の基礎知識や注意点などを解説します。
ぜひ、メールをうまく送っていただき、転職活動を成功させてくださいね。
シニアが転職活動する際のメールの基礎知識
中高年の方が転職活動を行う場合、さまざまな場面で採用担当にメールを送る機会があるでしょう。
メールは便利で気軽に利用できる連絡ツールですが、マナーをおさえておかないと後悔することになります。
ここでは、メールについての基礎知識をお教えします。
24時間以内に返信する
メールを送信した後、早く返事をもらってイヤな気持ちになる人などいません。
いつまでに返信するかというよりも、受信後すぐに返信するという気持ちでいましょう。
最悪でも24時間以内に返信するのが望ましいです。
もし、なんらかの理由で返信できない場合は○日までに返信するということを書いた上でとりあえず返信しておきます。
返信する時間帯は応募先企業が営業している時間内にしましょう。
営業時間内に返信すれば、相手もすぐに気がつくことができるからですね。
シニアの方で働きながら転職活動を進めている場合だと難しいかもしれませんが、夜遅くに送信すると印象が悪くなることもありますし、生活が不規則と思われたりなどいいことは1つもありません。
もし、メールを確認したのが夜遅い場合は予約機能などを使い次の日の朝に返信するなどしましょう。
もし、こちらからの返信が遅すぎると、相手はメールが届いていないのか心配したり、ちゃんと見てくれていないのかと思ったりします。
きちんと内容を見たことを伝えるためにも、とりあえず返信しておくことが重要です。
件名
では、件名はどうすればいいのでしょうか？
メールを受信した時、真っ先に目につくのが件名ですよね？
件名+名前が書かれていれば、だれからどのような用件で来たのか一目瞭然です。
よく、件名にお礼やあいさつを入れている方がいますが、相手からすればていねいなイメージを持つどころか、用件がわかりづらくなるためNGです。
また、相手からのメールに返信する場合、Reをつけるかどうか中高年の方は迷うと思います。
基本的にReはつけたまま返信しましょう。
その方が相手からすれば一目瞭然だからです。
ただ、何度もやり取りしているうちにReの数がどんどん増えていきます。
そうなると件名が見づらくなり、なにに対しての返信か分からなくなってしまうため、Reは2個まで残すようにするのがベターですね。
一般的にシニアが転職活動でメールをやり取りする場合、面接日の日程調整などで何度もやり取りが続くことが多いです。
Reは3個以上になったら消すようにするといいでしょう。
テキスト形式
シニアが転職活動中で応募先企業にメールを送る際、テキスト形式で贈りましょう。
HTML形式ではだめなのか？と思うかもしれませんが、企業が使用しているメールソフトの中には対応不可なものがあるからです。
送信する前にきちんとテキスト形式かどうかチェックし文字化けしないよう注意しましょう。
改行
メールを作成する際、改行をどうすればいいか迷う方は多いと思います。
メールを作成する上で最も重要なのは相手が読みやすいかどうかです。
そのため、適度な改行を行い工夫しましょう。
あまりにも1つの文章が長すぎてしまうと、メールソフトの自動改行機能によっておかしなところで改行されてしまったり、レイアウトが変になったりと読みづらい文章になります。
目安としては30文字前後で改行し、文字が詰まりすぎると読みにくいので3～4行ごとにスペースを入れ段落を作るといいでしょう。
あいさつ文
では、あいさつ文はどのように書けばいいのか見ていきましょう。
初めてメールでやり取りする場合は初めて連絡することを伝えた上で名前を名乗りましょう。
返信の場合は返信してもらったことに対するあいさつまたはお世話になっておりますから入ります。
さらに、応募させていただいた〇〇ですと自分の名前を名乗りましょう。
文末には自分の住所や氏名、メールアドレスや電話番号を書きましょう。
連絡先は会社ではなく連絡がつきやすい個人のものを選びましょう。
シニアが転職活動でメールを送る時の注意点
中高年が転職活動でメールを作成する際の基礎知識について分かったところで、注意すべき点についても見てみましょう。
転職活動用のメールアドレスを作る
プライベートのメールアドレスを使って転職活動する方がいますが、やめておいた方がいいでしょう。
もし、プライベートのメールアドレスに応募先企業からメールが来てもメルマガや宣伝などのメールに埋もれてしまい気づかない可能性があるからです。
転職活動用にメールアドレスを作成することで、応募先企業からメールが来たらすぐに気づきますし、見落としづらくなるからです。
もちろん、フリーメールで問題なくYahooやGoogleなどで作成すればいいと思いますが、どちらかと言うと、Googleの方が使いやすいですね。
では、メールアドレスはどのようにすればいいのかと言うと、
名前+生年月日が望ましいです。
たとえば、1960年生まれの木村太郎さんの場合だと
Kimuratarou1960@gmail.comという感じですね。
携帯電話のメールアドレスはやめておいた方が無難です。
その理由は携帯電話のメールアドレスはフィルターがかかってしまい迷惑メールに振り分けられてしまうことがあるからです。
また、会社のメールアドレスを使ってしまうともしも会社の同僚や上司に見られてしまう可能性があるため避けましょう。
仕事中にチェックできるのは便利でしょうが、避けた方が無難ですね。
それ以前に、業務時間内に転職活動を行うのはいかがなものかと思います。
面接の日程調整の返信は早めに
中高年の方が転職活動をする場合、メールで面接日の日程調整をすることもあると思います。
面接を受ける求職者の数は1人ではなく多数の場合が多いため日程調整に時間がかかってしまうと先に内定が決まってしまう場合もあります。
また、仕事をしながら転職活動を行っている場合だと返信が遅れるとすでに希望する面接日が埋まってしまうこともあります。
そのため、採用担当から面接日の日程調整のメールをもらったら可能な限り調整しなるべく早く返信することが重要です。
もし、すぐに返信できない場合はとりあえず○日までに返信することを伝えておきましょう。
採用担当から特に面接候補日の指定がなかったら、できるだけ候補日を多く設定しておきましょう。
採用担当は通常の業務と並行して面接日の日程調整を行っていますので、そのことを考慮することが大切ですね。
また、同じ日でも別々の時間帯で調整が可能であれば、そう伝えるようにしましょう。
たとえば、○日 11～12時と14～15時
などですね。
メールで履歴書を送信する際の注意点
シニアの方で応募先企業にメールで履歴書を送ることもあると思います。
どういう点に気をつけて送ればいいのでしょうか？
指示されたら速やかに送る
採用担当から履歴書をメールで送るよう言われたら速やかに送りましょう。
すぐに送らないと、「仕事も遅い人なのかな」と思われてしまうかもしれません。
ただ、速やかにと言っても、上でご説明した時間に送ることが大切です。
夜中に送信するのは非常識だと思われるかもしれません。
営業時間内に送る方が無難です。
履歴書は転職活動中常に必要となる書類ですので、前もってメールで送ることができるよう準備しておきます。
もし、紙の履歴書しかない場合、送信するのに時間がかかってしまうため○日までにお送りしますと具体的な日をメールで伝えておき必ずその日までに送信しましょう。
なお、履歴書をメールに添付する場合ファイル形式に迷うと思います。
ベストはPDFで、EXCELやWordで作成しても最終的にPDFに変換しておくと安心です。
PDFに変換しておけば、第三者が修正することは不可能ですしレイアウトを保ったまま送信できます。
採用担当にとって手間がないのもメリットですね。
パスワードを設定する
ビジネスで個人情報を扱う場合、十分注意しましょう。
そのため、メールに履歴書を添付する場合もパスワードの設定が必要です。
まず、1通目のメールに履歴書のファイルを添付します。
さらに、2通目のメールでパスワードを伝えると安心ですね。
つまり、履歴書をメールで送る場合は2通のメールに分けることが重要なんですね。
ただ、わざわざ添付ファイルにパスワードが必要なのか？めんどう…と思われる方もいらっしゃるでしょう。
ですが、履歴書は個人情報が大量にかかれている重要書類です。
ビジネスでセキュリティを管理することは企業と個人を守るために非常に大切なことと考えられているため、必ずパスワードを設定しておきましょう。
もし、設定していないと、セキュリティ意識が低い人だと思われてしまい、入社後も企業の重要情報の取り扱いがいい加減になるのでは？と思われ、最悪不採用になるかもしれません。
ビジネスマナーの1つととらえ、履歴書を添付する際はパスワード設定は必須です！
まとめ
シニアが転職活動中にメールを作成する際の基礎知識や注意点、履歴書を添付する際の注意点などをまとめてみました。
転職活動中はなにかと応募先企業へメールを送る機会が多いと思います。
その際、きちんと基本をおさえておかないと採用担当から悪いイメージを持たれてしまったり、最悪採用を見送られてしまうこともあるでしょう。
そうならないためにも、細心の注意を払ってメールを作成、送信するようにしてください。